2013年5月21日火曜日

Webデータベースの活用事例(期日管理型データベース)

POWER EGG2.0 Webデータベースの自社活用事例をご紹介します。
今回は期日管理型データベースです。

Webデータベースとは?
ITに詳しくない方でもWeb上で簡単・自由にデータベースの作成や管理項目の設定ができ、社内情報の共有・活用ができるツールです。

― 背景 ―

当社では年1回、取引先に対する与信稟議を各担当社員が申請しています(約120社)。
これまでは、全取引先について一括して同月に稟議申請を行っておりましたが、今年度から「稟議決裁者の負荷分散」を目的として、相手先の決算月、上場/非上場、評点により稟議申請を行う月を分けることにしました。
申請を行う際には、信用調査の取得や販売実績の集計など、申請を行う社員以外にも複数部署にまたがった事前準備が必要です。
これまでは申請期日が年1回なので申請までの事前準備等の計画立案は容易でしたが、これからは申請期日がバラバラになり各作業が分散されることによって、「『抜け』『もれ』『ミス』が発生するのではないか」という不安が出てきました。

― 課題 ―

  1. 申請期日が分散しており、『抜け』『もれ』『ミス』が発生
  2. 複数部門にまたがった担当者

― 期日管理型Webデータベース 機能概要 ―

  1. 2ヶ月前になると担当者へ自動通知
  2. データベース内で申請に必要な情報を共有

※下図の丸数字は上記の流れの番号と一致します

― 画面サンプル ―
<与信稟議期日一覧>

― 導入後の効果 ―
Webデータベースで管理するようになって、何もしなくても2か月前になったら各担当に通知が自動発信されるので、いやでも「気づく」ことができるようになり、これなら「抜け」「もれ」「ミス」はなくなると感じました。
稟議対象のお客様を更新タイミングの都度抽出する必要がないので、ラクですね。
(業務管理部 部長)

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>>POWER EGG2.0 Webデータベース製品情報ページ
http://www.d-circle.com/product/function/05_09.html