2013年6月14日金曜日

Webデータベースの活用事例(PC管理台帳)

POWER EGG2.0 Webデータベースの自社活用事例をご紹介します。
今回はPC管理台帳です。

Webデータベースとは?
ITに詳しくない方でもWeb上で簡単・自由にデータベースの作成や管理項目の設定ができ、社内情報の共有・活用ができるツールです。

― 対象 ―

対象業種:全業種
対象部門:PCを管理している部門

― データベース構築の背景 ―

9月中旬のとある日、システム部の担当者に総務担当者から「9月末でリース切れのPCだけど、リース終了でいいですよね?」との問いかけがありました。
そのPCは他のPCにないソフトがインストールされているなど、社内でも特殊な業務用のPCでありました。
急遽、PCの購入稟議を申請したり、納品業者を急がせたり、インストール作業にバタバタしたりと大変でした。
リース関連の情報はExcelで管理されていて、システム部の担当者も参照可能でしたが、ここ数か月参照しておらず、気づくことができなかったのが要因でありました。
「このままでは、また同じことが起きてしまう」という懸念から、Webデータベースを用いてデータベースの構築を開始しました。

― 課題とWebデータベースでの実現 ―

POWER EGG2.0自体は我々システム部が開発しているので、「何ができるのか?」は当然把握しています。
機能検討にあたっては、「リース関連情報だけにこだわらない」方針とし、社内にあるPCに関する情報を一元管理するところまでを範囲としました。

   
[Before]現状の課題・やりたいこと[After]Webデータベース機能での実現
リース期限切れがあるか、Excelを見に行かないとわからない リース期限が切れる前に担当者に通知を行うことが可能
PCの買取・リースの台数がすぐにわからない 集計機能により、台数の把握がカンタンに
ソフトウェアのインストール先情報は別Excelで管理 明細行形式でPCに紐付けて管理が可能
入力データを活用したい データの絞り込みやCSV出力が可能

PC管理台帳Webデータベース化イメージ

 

― 画面サンプル ―
<PC管理台帳 一覧>

PC管理台帳サンプル画面

 

― 導入後の効果 ―
Webデータベースで管理するようになって、リース期限が近づくと自動的にPC管理者に通知されるので、慌てず余裕を持って準備・手配することができるようになりました。
また、PCに関する情報を一元管理しているので、社内のPC機器の状況を簡単に把握できます。例えば、PC台数やリース台数、ライセンスがあるソフトのインストール先を知りたい時など、これを見ればすぐに分かるので便利です。他にも、リプレース対象のPCや障害のあるOSが入っているPCを探しやすいという利点もあります。
(サポート・品質保証課 課長)


《気づきのDB》で散在する社内情報の共有・利活用を促進!
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>>POWER EGG2.0 Webデータベース製品情報ページ
http://www.d-circle.com/product/function/05_09.html